Réservé veut dire réservé. Confirmé veut dire payé.
Alonah consulte votre vrai agenda, retient le créneau, encaisse l'acompte que vous fixez, et ne dit « confirmé » au client qu'ensuite, puis le rappelle trois fois pour qu'il vienne vraiment. Le tout dans WhatsApp, en anglais, arabe, espagnol, français ou portugais.
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Ce qui se passe réellement entre « bonjour » et « confirmé »
- 01
Le client demande.
Écrit, un message vocal ou une photo. N'importe quelle langue, n'importe quelle formulation, « jeudi prochain », « بكرة », « après le maghreb ».
- 02
Alonah vérifie qui, pas seulement quand.
Elle regarde les horaires du membre du personnel précis, les services qu'il assure et ses réservations existantes, pas seulement si l'établissement est ouvert.
- 03
Elle propose de vrais créneaux.
Uniquement des créneaux qui existent. Elle ne dit jamais « oui, disponible » sans vérifier.
- 04
Le client en choisit un.
Le nom et le téléphone sont collectés une fois, ici, plus les questions que vous avez ajoutées (âge du patient, modèle de voiture).
- 05
Elle retient et chiffre.
Le prix provient de votre liste de services. Si un acompte est requis, un lien de paiement est envoyé et le créneau est « en attente de paiement ». Toujours impayé après votre délai de grâce ? La réservation se libère d'elle-même.
- 06
Elle re-vérifie avant de valider.
Au moment où la réservation est enregistrée, la disponibilité est revérifiée par rapport aux données en direct. Un créneau ne peut pas être confirmé sur la parole antérieure de l'IA.
- 07
Elle confirme et assure le suivi.
Confirmation sur WhatsApp, rappels avant la visite, boutons Reprogrammer / Annuler, et une demande d'avis ensuite.
La partie que la plupart des bots de réservation n'ont pas
Horaires par employé
Chaque membre du personnel a ses propres horaires, y compris des journées coupées (8–11 h, puis 18–22 h) pour la prière ou le déjeuner. « Sara a-t-elle quelque chose jeudi ? » obtient la réponse de Sara.
Correspondance service-personnel
Alonah ne propose qu'un membre du personnel qui assure réellement ce service, avec des tarifs par employé si vous les définissez.
Double vérification à la validation
Chaque réservation, reprogrammation et changement de service est revérifié par rapport aux horaires en direct et aux réservations existantes au moment de l'enregistrement, pas seulement au moment de la proposition.
Services avec bilan préalable
Marquez un service comme « à examiner d'abord » (un plombage, un plan de kiné, un diagnostic auto) et Alonah réserve la consultation, ne donne qu'une estimation et ne prend jamais de paiement pour un travail que personne n'a évalué.
Liste d'attente
Rien de libre à l'heure préférée du client ? Alonah propose la liste d'attente et le prévient automatiquement dès qu'un créneau correspondant se libère, y compris après une annulation.
Réservations manuelles, même moteur
Client sur place ou au téléphone ? Le personnel réserve depuis le tableau de bord avec le même moteur de disponibilité, et peut envoyer le lien d'acompte sur WhatsApp ou le marquer payé en espèces.
Des changements sans pagaille
Reprogrammer
Le client appuie sur le bouton Reprogrammer ou le demande simplement. Même référence de réservation, même prix, même acompte, déplacer l'heure ne déclenche jamais de remboursement ni de nouveau prélèvement.
Changer le service
Également en place : la réservation garde sa référence et est re-chiffrée pour le nouveau service. Si un acompte a déjà été payé pour un autre service, Alonah annule et re-réserve, pour que le remboursement suive votre politique au lieu de réutiliser discrètement le paiement.
Annuler
Vos paliers de remboursement sont appliqués automatiquement et traités via le même compte de paiement. Si quelqu'un était en liste d'attente pour ce créneau, il se le voit proposé aussitôt.
Trois rappels, une demande d'avis
7 jours avant
« Votre rendez-vous approche. »
24 heures avant
Inclut les consignes de préparation pour ce service (« veuillez venir à jeun »).
2 heures avant
Dernier rappel.
1–36 heures après
Demande d'avis avec un lien de notation par étoiles.
Votre politique, appliquée automatiquement
Le montant pour confirmer
Vous choisissez ce qu'un client paie pour confirmer : un montant fixe, un pourcentage du prix, ou rien du tout, sans rien de défini, la réservation se confirme instantanément. Réglez-le à l'échelle de l'entreprise, par établissement ou par service, avec une remise facultative pour les clients fidèles.
Prépaiement intégral
Vous préférez le prix entier d'avance pour certains services ? Passez ce service en prépaiement intégral plutôt qu'en acompte.
Annulation et remboursements
Échelonné (ex. remboursement intégral à 48 h+, 50 % dans les 48 h, aucun dans les 24 h) ou un simple seuil. Indiqué au client avant qu'il paie.
Libération des réservations impayées
Après N heures, libérez le créneau automatiquement, ou alertez le personnel pour décider.
Préavis minimum et questions
Une fenêtre de préavis minimum avant de pouvoir réserver un créneau, plus les questions dont vous avez besoin à la réservation (âge du patient, plaque du véhicule, taille du groupe). Le nom et le téléphone sont toujours collectés.
Taxe
Taux et si les prix sont taxes comprises.
Conçue pour les réservations que les autres systèmes ratent
Plusieurs personnes, un créneau
Un circuit en ville, un pass de parc aquatique, une session de kart. Fixez une capacité par créneau et Alonah demande la taille du groupe et réserve selon ce qu'il reste réellement, « 7 places restantes sur 15 ». Offre Business et supérieure.
Chez vous, chez eux, ou les deux
Un thérapeute en cabinet et à domicile ; un mécanicien en atelier et en déplacement. Réglez-le par service ; Alonah ne demande une adresse que lorsque le service en a besoin.
Regroupé sous un projet ou un établissement
Organisez services et réservations sous un groupe nommé (un programme immobilier, une succursale de clinique) pour que l'IA réserve dans le bon contexte et que le personnel puisse filtrer sur ce seul groupe.
Réserve dans ce que vous utilisez déjà
Planificateur Alonah
Aucun agenda externe requis, la disponibilité est calculée à partir de votre personnel et de vos horaires.
Google Agenda
Bidirectionnel, en temps réel. Un événement que vous ajoutez dans Google bloque le créneau instantanément.
Outlook / Microsoft 365
Bidirectionnel, en temps réel, comme Google.
Cal.com
Cloud ou auto-hébergé.
Votre propre système
Chaque réservation est émise comme un événement webhook signé que votre PMS consomme.
Pas d'agenda ? Chaque réservation est envoyée par e-mail, auto-confirmée ou retenue pour votre validation.
Questions fréquentes
01Les clients peuvent-ils reprogrammer eux-mêmes ?
Oui. Ils appuient sur le bouton Reprogrammer dans la confirmation ou le demandent simplement. La même réservation est déplacée ; rien n'est remboursé ni re-facturé.
02Et si le client ne paie jamais l'acompte ?
Le créneau est retenu pendant le délai de grâce que vous fixez, puis libéré automatiquement, ou, si vous préférez, le personnel reçoit une alerte et décide. Les réservations impayées ne reçoivent pas de rappels.
03Alonah peut-il faire un double rendez-vous ?
Non. Elle vérifie les réservations en direct du membre du personnel précis lorsqu'elle propose une heure et de nouveau au moment de valider la réservation.
04Comment fonctionnent les remboursements ?
Vos paliers d'annulation sont appliqués automatiquement et le remboursement revient via le même compte de paiement. Le délai jusqu'à la carte du client dépend de sa banque.
05Fonctionne-t-elle avec mon agenda existant ?
Google Agenda, Outlook et Cal.com directement ; tout le reste via un webhook signé ou des réservations par e-mail. Ou utilisez le planificateur propre d'Alonah.
06Combien de temps prend la configuration ?
En général quelques jours, pas des semaines. Nous chargeons pour vous vos services, personnel, horaires et règles ; la seule étape que vous faites vous-même est un clic dans la fenêtre de vérification de Meta.
Cessez d'être votre propre réceptionniste.
Configuration gérée incluse. Essai gratuit, sans carte.
Configuration gérée incluse · Essai gratuit, sans carte · Multilingue